L’attività d’istruttoria delle pratiche di richiesta dei rimborsi è in mano ad Up AZIENDA1 ed è gestita da un team di professionisti che utilizzano un software interno e connesso a AZIENDA1Welfare.

Le pratiche vengono accettate sulla base delle normative di riferimento, del regolamento del piano di Welfare aziendale e di altre indicazioni specificate dall’azienda.

In caso di rifiuto della richiesta di rimborso, sono inviate un’email e una notifica in piattaforma che invitano l’utente ad andare nella sezione “Movimenti” a leggere le motivazioni del rifiuto e istruzioni per risolvere i problemi segnalati.

Insieme alla comunicazione, il sistema riaccredita sul portafoglio dell’utente l’ammontare corrispondente alla richiesta di rimborso che era stata decurtata durante l’invio della richiesta.

Nella sezione “Movimenti”, l’utente vede in tempo reale lo stato della pratica tramite un sistema semaforico:

• Giallo, pratica in attesa
• Arancione, pratica da approvare (in lavorazione)
• Rosso, pratica respinta
• Grigio, pratica approvata
• Verde, pratica erogata, rimborsata.