Per essere rimborsata, la spesa deve essere stata pagata.

Il pagamento deve essere stato effettuato dal dipendente, il conto corrente deve essere intestato o cointestato al dipendente che chiede il rimborso.

Sono ammessi anche pagamenti in contanti ma in questo caso occorre allegare alla richiesta di rimborso la dichiarazione in cui si attesta di aver pagato in contanti e in quale data.

Non sono ammessi a rimborso spese pagate da soggetti diversi dal dipendente, nemmeno se familiari a carico.